Этап 0. Принятие решения
Этот этап предшествует всем остальным и если от этапа 0 до дня начала выставки 2-3 месяца, мы вам можем только посочувствовать. Поездку на выставку надо планировать за год, минимум месяцев за девять. В идеале вы берете список выставок по интересующей вас тематике и отмечаете те мероприятия, которые могут быть для вас интересны, после этого отправляетесь на них в качестве посетителя. Оценив размах и основной контингент посетителей и участников можно принимать решение об участии. Если времени на посещение выставки нет, то вот основные вопросы на которые необходимо ответить в процессе принятия решения:
(а) Организаторы. Насколько профессиональна компания-организатор выставки. Есть ли опыт других выставок. Насколько профессионально они проводились, поискать отзывы в интернете.
(б) Дата. Каково время проведения выставки, удобно ли оно и не приходит ли в столкновение с другими мероприятиями?
(в) Место проведения. Удачно ли выбрано место, насколько оно привлекательно для того, чтобы обеспечить хорошую посещаемость выставки? «Хорошая посещаемость» может означать посещение выставки нужными людьми. Удобна ли транспортировка экспонатов туда и обратно? Некоторые места проведения выставок (например за рубежом) могут быть связаны с проблемами транспортировки и наличия клиентов. Имеются ли хорошие транспортные связи? Есть ли подходящий паркинг? Имеются ли поблизости гостиницы?
(г) Цена месторасположения. Какова цена за квадратный метр, и насколько доступны цены за каркасы основных построек и основного дополнительного оборудования?
(д) Удобства. Имеются ли необходимые удобства (если они требуются), такие, как телефон, вода, газ или электричество?
(е) Средства информации. Как будут привлекаться посетители? Насколько масштабна рекламная компания выставки.
(ж) Условия застройки стенда. Высота потолков. Есть ли необходимое время до и после выставки для монтажа и демонтажа стендов? Какие условия для индивидуальной застройки, можно ли привлекать своих рабочих, условия аккредитации фирм-строителей, требования к стендам. Возможность аренды оборудования (погрузчики и т.п.)
(з) Связи с общественностью. Какие благоприятные условия будут обеспечены для прессы? Этот момент выставок недооценивается многими участниками. Сотрудничество с представителями прессы полезно уже за несколько месяцев до начала мероприятия. При привлечении значимой прессы, радио и телевидения может быть получен дополнительный эффект от выставки. В поисках подходящих сюжетов выставки посещают сотни журналистов. Они не носят кейсы и избегают громоздких подборок материалов для прессы, содержащих массу не относящихся к делу сведений. В пресс-центр принимают материалы, состоящие из последних новостей, желательно не более одной страницы. Рекламная литература в выставочный пресс-центр требуется редко. Посещение выставки каким-либо значимым лицом несет как дополнительные выгоды так и ограничения для участников выставки.
Восприятие выставки прессой может быть отражено на стендах, но обычно имеется специальный день для прессы, когда журналисты предварительно знакомятся с выставкой.
(и) Сопутствующие мероприятия. Есть ли сопутствующие мероприятия, такие, как конференция или демонстрация фильмов? Участие в профильных конференциях так же несет большой рекламный эффект.
(к) Оправданно ли это? Оправданны ли расходы на проектирование и конструирование стендов, аренду места, распечатку рекламной литературы, обеспечение гостеприимной атмосферы (особенно на торговых выставках) и отрыв сотрудников от основной работы? Есть ли у компании что-либо «новенькое» для демонстрации, нужны ли ей встречи с дистрибьюторами и/или потребителями, должна ли она вступать в соревнование с конкурентами? Какую выгоду можно прогнозировать от денежных расходов — престиж фирмы или торговые сделки, включая вероятность приобретения новых агентов или дистрибьюторов?
Важно помнить что выставки посещают люди, ожидающие увидеть реальные вещи. Фотографии, диаграммы и иллюстрации играют очень важную роль в получении информации технического или общего плана, но их следует рассматривать в качестве вспомогательных средств. На выставках лучше всего восприятие реальных, объемных предметов.
Приняв решение об участии стоит задуматься о форме участия. Формы бывают очные и заочные.
Заочная форма очень дешева в реализации и примерно настолько же эффективна. Заключается она в том, что ваши рекламные материалы просто выкладываются на специальный стол где лежат буклеты других «заочников». Никакого контроля, никакого общения с посетителем не предусмотрено. Но есть маленький шанс что посетитель все-таки подойдет к столу и возьмет ваш буклет, а потом позвонит вам и сделает заказ. Насколько этот шанс велик решайте сами, учитывая что на выставке очень много рекламы конкурирует за внимание посетителей.
Очная форма затратнее, но и эффективнее. У организаторов выставки желательно осведомиться до какого времени остаются свободные площади и не тянуть с бронированием. Хорошее место долго пустым не останется. Место должно быть «проходным», т.е. поток посетителей осматривающих стенды должен естественным образом течь мимо вас и уже задача стенда и стендистов заинтересовать посетителя, заставить остановиться и принять рекламный материал. Как двигаются посетители можно увидеть если вы посещали эту выставку заранее. Выбор места, его конфигурация и размер закупаемой площади определяются во первых бюджетом, а во вторых амбициями руководства. Если вы хотите просто «засветиться» или выставка для вас не ключевая то достаточно площади 3х4 метра и плакатов для оформления. Если у вас есть несколько региональных выставок, и вам нужно просто поддерживать интерес к свой продукции, то хорошим вариантом будет использование мобильного стенда. Ну а если это выставка в Москве и вы планируете произвести на всех впечатление, то площадь стенда измеряется десятками метров.
Наши специалисты написали инструкцию о том как активировать карту Моя Виктория на официальном сайте www.victoria-group.ru/my. Читайте руководство здесь.